Gestión de la Calidad – ¿Dónde empezar?
Mar, Mar 31, 2009
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Un Sistema de Gestión de la Calidad permite que las organizaciones crezcan eficientemente en cualquiera de los siguientes aspectos:
- Organizacionales,
- Económicos y
- Competitivos.
El Sistema de Gestión de la Calidad descansa en los principios anteriormente tratados, pero, incluso dichos principios deben aplicarse y fundamentarse en una serie de documentos que, debidamente organizados y ordenados, permitirán registrar todas las acciones realizadas a partir de que se inicie con el proceso del S.G.C. (Sistema de Gestión de Calidad), esto a su vez será la base fundamental en la que descansará todo el proceso.
El control de documentos y de registros, al interior de una organización es una herramienta importante para el fortalecimiento del S.G.C. (Sistema de Gestión de Calidad), puesto que propone continuar el desarrollo con la gestión de documentos. Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de las organizaciones y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones, la rendición de cuentas, etc. los documentos pueden ser usados como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado. Son considerados como los principios del control y las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de calidad.
Así mismo la importancia de una adecuada gestión documental en un S.G.C. (sistema de gestión de calidad) radica en la estandarización de la operación de los procesos, la unificación de conceptos a nivel organizacional y el seguimiento y comprobación de lo sucedido en todos los procesos.
Gestión Documental
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Fuente: Wikipedia
En el próximo artículo se estarán dando los lineamientos generales para iniciar con la gestión documental, un formato estándar propuesto, algunas ideas y elementos que contribuirán a generar las bases de la gestión documental.
Por ahora la recomendación es investigar sobre los siguientes temas:
- Gestión Documental
- Implementación de la Gestión Documental
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