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Plantillas

Una plantilla es una forma de dispositivo que proporciona una separación entre la forma o estructura y el contenido. Es un medio o un instrumento que permite guiar, portar o construir un diseño o esquema predefinido. Una plantilla agiliza el trabajo de reproducción de muchas copias idénticas o casi idénticas (que no tiene que ser tan elaborado, sofisticado o personal). Si se quiere un trabajo más refinado, más creativo, la plantilla no es sino un punto de partida, un ejemplo, una idea aproximada de lo que se quiere hacer, o partes comunes de una diversidad de copias. A partir de la plantilla pueden asimismo diseñarse y fabricarse nuevas plantillas.

Fuente Wikipedia

Aplicando el concepto de plantillas descrito arriba, es recomendable crear un documento para que a partir del mismo se generen todos los documentos que integrarán el Sistema Documental.

Estructura del Documento Base

Encabezado y Pie de Página

Definir un encabezo y pie de página, permite la fácil identificación de un documento y mejor aún si este pertenece a un grupo de documentos relacionados a un tema en específico.

TÍtulo

Deberá indicar de forma concisa el tema que trata el documento.

Tipo de Letra y tamaño

Para mantener la uniformidad y presentación en los contenidos, es necesario convenir que tipo de letra se utilizará, en lo personal utilizó el Arial 11, ya que es una presentación formal elegante y legible.

Índice

En el caso de que el documento contenga más de 10 secciones o apartados de información.

Objetivos

En esta parte se define claramente lo que se busca con la elaboración del documento.

Alcance

Describe las personas o áreas administrativas que deberán cumplir con lo estipulado en el documento.

Secciones

Permite la clasificación propia de cada grupo de expedientes.

Cuerpo del documento (contenido)

Aquí se desarrolla el contenido del documento. Es de suma importancia que el mismo sea apegado a la realidad y que esté planteado de forma lógica y sistemática. Se puede hacer mención de otros documentos siempre y cuando estos existan y tengan relación con el tema tratado.

Glosario

Esta sección es muy importante. Se debe especificar un glosario de palabras o tecnicismos propios de la tarea o actividad que se describe en el Cuerpo del documento.

Estado del documento (aprobado, en revisión, vigente, publicado, etc.)

Permite establecer la fase que tiene un documento. Los documentos controlados pueden presentar cualquiera de los siguientes estados:

En Revisión

Todos aquellos documentos que se desarrollan con el fin de registrar de forma descriptiva los procesos y que son verificados contra hechos reales. Hasta este punto, no se toman como documentos oficiales y por lo mismo no están sujetos a cumplimiento.

Aprobado y Vigente El estado de aprobado indica que el documento fue revisado y verificado. Significa que el documento fue revisado y que deberá cumplirse.

Publicado El estado publicado significa 2 cosas:

1. se imprime y se pone en un lugar a la vista, con sello y firma o sin las mismas
2. que se envia a los interesados para que ellos tengan conocimiento de las disposiciones planteadas en dicho documento

Una técnica que se utiliza es:  Hacer un sello, en donde diga Publicado,otro Descontinuado, Otro Aprobado y el documento debe llevar los sellos de acuerdo al estado en que se encuentren. La idea es que si alguien presenta un documento que no tenga dichos sellos, no se dan como válidos, solo aquellos que tengan un sello. A esto se le llama copias controladas

Publicado por: Gustavo Alvarez

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